Ata de Reunião de Coordenações e diretoria - 27/01/2020

Ata de Reunião de Coordenações e diretoria - 27/01/2020

Presentes: Leo, Amabile, Lucia, Edmur e Edenir.

Pauta/desenvolvimento da Reunião:

1 - Modelo de gestão e definição de papel

Léo conta que estão construindo o manual sobre os serviços desempenhados pelo CEI e que vai constar as funções dos gestores. Logo, precisamos rediscutir os papeis e estas funções para detalhar mais. Léo conta que no CEI nós não temos uma pessoa específica para a coordenação geral, pois quem faz a coordenação geral é a Diretoria, os demais são Coordenadores de Atividades (coordenador neste sentido é um facilitador de diálogo e atividades entre equipe e intraequipe e representatividade da equipe) e Coordenador Técnico (cargo da Rogéria – o coordenador zela pela execução das questões técnicas do serviço (plano de trabalho, indicadores de processo e de serviço do trabalho, e ser facilitador entre os coordenadores). As decisões dos serviços serão tomadas em conjunto e neste conjunto a diretoria está presente. Sobre o modelo de gestão Léo coloca que hoje o CEI é um serviço que está para além da prestação de serviços para a prefeitura, pois oferta possibilidades de atuação que são independentes da prefeitura: Marco do Vale, Núcleo JR, Equipe de Crise, Unisal.

2 - Capacitação dos gestores (coordenação) de serviços para média complexidade

Léo conta que a gestão da prefeitura o buscou para uma parceria sobre a formação de gestores.

Amabile fala que gostaria de capacitação no sentido de processos de comunicação e formas de registro dos processos comunicativos e de trabalhos

Léo fala que gostaria de uma capacitação no sentido de refletirmos sobre os limites das informações e da horizontalidade das relações.

3 – Oficinas

Léo fala que temos verba para realizarmos oficinas entre fevereiro e março. Pensamos em realizar uma oficina de grafite. Léo diz que a verba é para o material e a mão de obra; quanto mais arrecadássemos de material, mais nos sobraria mão de obra. Devido fevereiro ser um mês curto, foi pensado da oficina acontecer em março, de modo que famílias/usuários de todos os serviços fossem convidados.

4 - Banco de horas

Léo pontua que Leslie e Erlaiane estão com mais banco de horas do que estabelecemos e pede urgência no desconto das horas.

5 - Arquivo Morto;

Lúcia fala que o arquivo morto está desorganizado, e mais do que isso, está existindo peso em cima das pastas, o que amassa os papeis e estraga os arquivos. Lúcia pontua que deveria haver um regulamento sinalizando como os arquivos deveriam ser arquivados. Léo fala que seria importante que um técnico e um ADM estivessem juntos nesta organização.

Lúcia fala que muitos registros ocorrem em livros atas. Logo precisaria pensar em outras formas de registro, que fossem mais seguros. Fica decidido que será designado um administrativo e os coordenadores indicarão um técnico que direciona tempo para essa arrumação. Também estaremos fazendo um index de todo o arquivo e o regulamento.

6 – Cuidadores: Chamamento concurso de agente de educação infantil e Processo seletivo Cuidadores;  Vagas novo curso JR; Situação de vale transporte e serviço pago para Cuidadores; Almoço cuidadores

Lúcia fala que três cuidadoras da mesma equipe passaram no concurso da educação infantil, e é para começar na segunda-feira agora 03/02. Léo explica que na situação atual só daria para as cuidadoras pedirem as contas, pois não o CEI não tem fundo para mandar embora.

Lúcia explica que devido à saída das cuidadoras o AD terá que fazer um revezamento entre as cuidadoras. Isso por um lado é preocupante, pois estão com situações complicadas com algumas cuidadoras. Num primeiro momento haverá o revezamento, mas será aberto um novo processo seletivo.

Lúcia traz que algumas cuidadoras trouxeram que recebem por fora pelos usuários e que os técnicos sabem disso. Amanhã na reunião de equipe Lúcia irá averiguar. Fizemos uma discussão do quão grave são estas situações, pois nosso serviço é público.

Sobre o vale transporte e vale alimentação, Léo pontua que estão pensando em diminuir o vale transporte e passar a ofertar a alimentação no CEI, o que auxiliaria na economia e no bem estar do cuidadores. Lúcia irá pedir para os técnicos uma planilha sobre o uso de vale transporte pelos cuidadores.

Lúcia coloca que diante de tantas fragilidades como ela tiraria 5 cuidadoras para JR? Fizemos a reflexão de que talvez neste momento seja melhor os cuidadores não participarem, e ficarem para a próxima turma. (decisão reformada depois de discussão com os técnicos)

7- Horários de reuniões: Reunião dos técnicos na sala de integração às 3as feiras das 10h00 às 11h00.

Lúcia pergunta se amanhã ocorrerá o grupo de técnicos às 10:30. Léo retoma o debate sobre o horário comum para o grupo de técnicos do CEI, pontuando que na perspectiva dele o grupo tinha que ocorrer no início da semana e de modo que depois dele fosse a reunião de coordenações e antes da reunião de coordenações tivesse a reunião das equipes técnicas com suas respectivas coordenação. Ele explicou que pensa neste formato, pois assim, poderíamos trabalhar na reunião de coordenações as situações delicadas de aparecerem. Léo ainda acrescentou que pensando na participação da diretoria na reunião de coordenações, seria pertinente que a reunião de coordenações passasse para às terças pela manhã. A equipe de coordenação acolheu o apontamento, porém colocou algumas questões, por exemplo, hoje ocorrer as reuniões da equipe do AEE e AD às terças é uma forma de ter garantido a presença da Rogéria. E Amabile colocou que no caso do SESF, na terça, a equipe tem supervisão da Cacau, logo, a equipe ficaria o dia todo, e teria que faltar em um outro dia da semana. Foram pensadas muitas opções, porém diante do encontro de tantas agendas diferentes, foi construída a seguinte opção.

Segunda-feira: possível reunião do SESF (Amabile precisa construir com a equipe e com a Rogéria); possível reunião do SCFV

Terça-feira das 7:30 às 9:00 – reunião (grupo) de  todos os técnicos do CEI; 9:00 às 11:00 reunião equipe técnica AD e PCD/AEE. De modo que a Rogéria se revezasse nestas duas.

Encaminhamento: As coordenações vão levar estas possibilidades para as equipes.

8 - Edital Brazil foundation

Lúcia coloca se Léo tem se apropriado deste edital e da conversa com a Juliana (Curadora do Espaço Marco do Vale). Léo disse que ainda não teve tempo hábil. Lúcia disse que o edital vai até 13 ou 16 de fevereiro, e que agora em fevereiro ela vai se debruçar nisso.

9 - Publicação de produções no blog

Lúcia traz que fizemos muitas capacitações e inclusive trabalhos finais muito interessantes e pertinentes ao nosso trabalho cotidiano e que olhando para o Blog sente falta de um espaço próprio para apresentarmos as publicações. A equipe foi ao encontro da reflexão e também concordou com a pertinência de estimularmos estas publicações. Léo disse que é possível usarmos a tag “publicação” no blog para filtrarmos os escritos.

10 - Definição das coordenações na supervisão da Lourdes

Amabile trouxe a preocupação de que esta semana as coordenações estejam presentes na supervisão da Lourdes conforme a própria Lourdes havia solicitado. Foi feita uma escala de coordenadores para a participação.

11 - Programa Violência – FEAC

Amabile trouxe a preocupação do grupo que está participando do projeto acerca do programa de violência da FEAC se reunir para estruturar o projeto tendo em vista que foi solicitado

12 – Hora extra

Léo coloca que será realizado pagamento de hora extra para a equipe de SESF e AD que fizeram hora extra no período de 20/12 à 11/01, devido à construção do plano e a existência da possibilidade de que estas horas sejam pagas.

13 – Relatório de prestação de contas

Léo pergunta se já estamos com este relatório pronto, pois o prazo é até o dia 31/01. As coordenações colocam que receberam um email da Rogéria antes do início da construção do plano, mas que a data não se lembravam. Léo fala que precisa deste relatório na data, pois é também postagem em sistema.

14 – Manutenção de coordenação do SCFV

Léo fala que a carga horária da coordenação no SCFV será mantida 30 hrs, todavia o dinheiro do convênio dá apenas para 6 meses, a contar a partir de 1 de abril. Para o restante terá que buscar novos recursos.