ATA DA REUNIÃO DO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Data: 29/07/2019

Horário: 13:30h às 14:17h

Local: sala de reunião II – piso inferior (SEDE)

Objetivo da Reunião: INFORMES

Presentes         Alanna Kológe   – Setor de Compras

   Elaine Oliveira    – Setor de Recursos Humanos

                          Mariana Scian    – Setor Administrativo

                          Mirian Amorim    – Setor de Prestação de Contas

                          Valéria Barbosa  – Setor Financeiro

PAUTA:

- Informes sobre a Coordenação do Atendimento Domiciliar;

- Trâmites de negociação da venda da casa do Castelo;

- Avaliação da possibilidade da instituição de uma Comissão Externa de Eventos;

- Criação de fluxos de processos (compras, pagamentos, avaliação de rubricas, prestação de contas e roteiros de eventos);

- Promoção da transparência de doações e serviços da instituição;

- Eleição da diretoria (Membros Associados x Estatuto);

- Organograma hierárquico:

  Coordenação das atividades MEIO: Visa garantir a execução do plano de aplicação e o gerenciamento dos recursos próprios da Instituição por meio da:

·          Gestão de recursos materiais;

·          Responsabilidade sobre a zeladoria do espaço;

·          Administração do estoque;

·          Administração de agendas de salas/transporte.

Coordenação das atividades FIM: Visa garantir a execução do plano de trabalho por meio da:

·         Articulação com a PMC no que diz respeito aos usuários;

·         Participação de processos de avaliação e processos seletivos de equipes técnicas e coordenação;

·         Elaboração de projetos;

·         Construção, acompanhamento e avaliação da execução dos planos de trabalho e articulações necessárias;

·         Coordenação dos coordenadores das atividades Fim;

- Diretrizes do fluxo de trabalho:

·         Projetos em geral: Coordenação das atividades FIM escreve - Diretoria avalia – (se aprovado) Coordenação das Atividades Meio faz a gestão dos recursos necessários;

·         Chamamentos: Coordenação das atividades FIM e Coordenação das atividades Meio escrevem juntos - Diretoria avalia – Coordenação das atividades FIM e Coordenação das atividades Meio enviam os documentos (plano de trabalho, plano de aplicação, certidões e declarações).

ENCAMINHAMENTOS:  Apresentação do Manual de Prestação de Contas e dos fluxos de processos criados.

PRAZO:  A definir (próxima reunião).